{"id":5592,"date":"2023-06-02T17:12:37","date_gmt":"2023-06-02T16:12:37","guid":{"rendered":"https:\/\/selfstock.com\/articles\/?p=5592"},"modified":"2025-03-21T16:46:48","modified_gmt":"2025-03-21T15:46:48","slug":"entreprises-comment-conserver-ses-archives","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/selfstock.com\/articles\/entreprises-comment-conserver-ses-archives\/","title":{"rendered":"Entreprises : comment conserver ses archives ?"},"content":{"rendered":"
Ce n\u2019est jamais effectu\u00e9 de gaiet\u00e9 de c\u0153ur mais la loi dispose depuis toujours, de devoir conserver ses archives en entreprise. En cas de contr\u00f4le et pour des raisons l\u00e9gales et de proc\u00e9dures potentielles, la taille des documents et des nombreux dossiers courants chez certaines professionnels peuvent cependant obliger les entreprises \u00e0 chercher des solutions pour stocker et conserver ses archives.<\/p>\n

Fort heureusement, l\u2019arriv\u00e9e des documents \u00e9lectroniques et la reconnaissance par la loi, de nombreux d\u2019entre-eux, a facilit\u00e9 la gestion de ces factures et autres documents en tous genres. Or, il est toujours obligatoire et \u00e0 des fins l\u00e9gales,\u00a0de conserver une multitude de documents pour parfois, de nombreuses ann\u00e9es.\u00a0<\/strong>\u00a0<\/strong><\/p>\n

Quelles sont les professions soumises \u00e0 cette obligation\u00a0? Que faut-il conserver et surtout, comment les entreprises peuvent-elles s\u2019adapter pour conserver leurs archives alors que parfois, la place peut grandement manquer pour l\u2019archivage de tous ces documents li\u00e9s \u00e0 l\u2019administration ou \u00e0 d\u2019autres op\u00e9rations professionnelles.<\/p>\n

Nous dressons un guide simple pour ne pas passer au travers de la loi et \u00e9galement, trouver une solution pour la conservation des archives et emp\u00eacher notamment, d\u2019encombrer de plus en plus une pi\u00e8ce au sein de son \u00e9tablissement.<\/p>\n<\/section>\n

\"archivage\"<\/picture><\/section>\n
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Quels sont les documents qu\u2019il faut conserver pour son entreprise ?<\/h2>\n

Rien qu\u2019avec les contrats de travail des salari\u00e9s ou tout simplement, ceux \u00e9tablis avec les clients de votre entreprise, le nombre de documents peut rapidement exploser, surtout en vue de leur conservation\u00a0! Ajoutez \u00e0 cela les factures, le livre comptable de chaque ann\u00e9e ou encore, les statuts \u00e9tablis \u00e0 chaque modification administrative de l\u2019entreprise et l\u2019archivage peut rapidement remplir une pi\u00e8ce de vos locaux ou de votre \u00e9tablissement.\u00a0L\u2019acc\u00e8s \u00e0 ce m\u00eame archivage peut \u00e9galement \u00eatre complexe lorsqu\u2019il est mal g\u00e9r\u00e9 d\u2019un point de vue chronologique et que la destruction autoris\u00e9e de certains documents n\u2019est pas effectu\u00e9e<\/strong>.<\/p>\n

En ce qui concerne les documents \u00e9tablis de mani\u00e8re \u00e9lectronique, l\u2019\u00e9volution touche dans un premier temps le monde des particuliers et moins celui des professionnels qui pour leur part, doivent encore conserver la majeure partie des documents officiels en version papier. Cependant, l\u2019\u00e9volution continue de prendre son avanc\u00e9e sur le secteur l\u00e9gal avec par exemple derni\u00e8rement, la reconnaissance dans la loi fran\u00e7aise, de la signature \u00e9lectronique. Certains documents peuvent donc \u00eatre conserv\u00e9s sur des serveurs et de mani\u00e8re \u00e9lectronique pendant 10 ans avant leur suppression d\u00e9finitive.<\/p>\n

Dans tous les cas, il convient de bien se renseigner au cas par cas pour v\u00e9rifier que le document num\u00e9rique puisse \u00eatre l\u00e9galement \u00eatre archiv\u00e9 de cette mani\u00e8re.<\/p>\n

Quelles sont les dur\u00e9es l\u00e9gales de conservation des documents d\u2019entreprise ?<\/h2>\n

Nous vous avons donn\u00e9 une esquisse des documents \u00e0 conserver plus haut mais en fonction de leurs cat\u00e9gories respectives et parfois du domaine professionnel de l\u2019entreprise, ils peuvent changer. En fonction des documents \u00e0 conserver, quelles sont les dur\u00e9es de conservation l\u00e9gale\u00a0?<\/p>\n

Documents civils et commerciaux \u00e0 stocker<\/h3>\n

Cette cat\u00e9gorie de gestion englobe un grand nombre de domaines distincts et donc, les dur\u00e9es de conservation changent en fonction de plusieurs crit\u00e8res. Retrouvez dans le tableau ci-dessous, une synth\u00e8se l\u00e9gale des obligations\u00a0du Code des imp\u00f4ts<\/a>\u00a0ou encore, du livre des proc\u00e9dures fiscales.<\/p>\n\n\n\n\n\n\n
Pi\u00e8ces \u00e0 conserver<\/strong><\/td>\nDur\u00e9e de l\u2019archive<\/strong><\/td>\n<\/tr>\n
Contrats commerciaux, documents bancaires, documents pour le transport de marchandises<\/td>\nCinq ans<\/td>\n<\/tr>\n
D\u00e9clarations en douane<\/td>\nTrois ans<\/td>\n<\/tr>\n
Factures clients, fournisseurs, contrats \u00e9lectroniques, bons de commande \/ bons de livraison<\/td>\nDix ans.<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n

Stockage des pi\u00e8ces de comptabilit\u00e9<\/h3>\n

Toutes les pi\u00e8ces comptables, \u00e0 savoir les livres et les registres, ainsi que toutes les pi\u00e8ces justificatives se doivent d\u2019\u00eatre conserv\u00e9es pendant dix ans\u00a0! La plupart des logiciels de comptabilit\u00e9 proposent aujourd\u2019hui, la conservation num\u00e9rique des justificatifs. Une gestion facilit\u00e9e qui peut \u00e9galement emp\u00eacher de devoir conserver physiquement ces papiers.<\/p>\n

Documents fiscaux<\/h3>\n

Comme tout bon entrepreneur peut s\u2019en douter, la liste de documents \u00e0 conserver pour tout ce qui concerne le fiscal peut \u00eatre extr\u00eamement longue. Dans la majeure partie des cas, le conservation doit durer six ans avec par exemple, la possibilit\u00e9 l\u00e9gale de se voir demander ces papiers et autres d\u00e9clarations\u00a0:<\/p>\n