Entreprises : comment conserver ses archives ?
Ce n’est jamais effectué de gaieté de cœur mais la loi dispose depuis toujours, de devoir conserver ses archives en entreprise. En cas de contrôle et pour des raisons légales et de procédures potentielles, la taille des documents et des nombreux dossiers courants chez certaines professionnels peuvent cependant obliger les entreprises à chercher des solutions pour stocker et conserver ses archives.
Fort heureusement, l’arrivée des documents électroniques et la reconnaissance par la loi, de nombreux d’entre-eux, a facilité la gestion de ces factures et autres documents en tous genres. Or, il est toujours obligatoire et à des fins légales, de conserver une multitude de documents pour parfois, de nombreuses années.
Quelles sont les professions soumises à cette obligation ? Que faut-il conserver et surtout, comment les entreprises peuvent-elles s’adapter pour conserver leurs archives alors que parfois, la place peut grandement manquer pour l’archivage de tous ces documents liés à l’administration ou à d’autres opérations professionnelles.
Nous dressons un guide simple pour ne pas passer au travers de la loi et également, trouver une solution pour la conservation des archives et empêcher notamment, d’encombrer de plus en plus une pièce au sein de son établissement.
Quels sont les documents qu’il faut conserver pour son entreprise ?
Rien qu’avec les contrats de travail des salariés ou tout simplement, ceux établis avec les clients de votre entreprise, le nombre de documents peut rapidement exploser, surtout en vue de leur conservation ! Ajoutez à cela les factures, le livre comptable de chaque année ou encore, les statuts établis à chaque modification administrative de l’entreprise et l’archivage peut rapidement remplir une pièce de vos locaux ou de votre établissement. L’accès à ce même archivage peut également être complexe lorsqu’il est mal géré d’un point de vue chronologique et que la destruction autorisée de certains documents n’est pas effectuée.
En ce qui concerne les documents établis de manière électronique, l’évolution touche dans un premier temps le monde des particuliers et moins celui des professionnels qui pour leur part, doivent encore conserver la majeure partie des documents officiels en version papier. Cependant, l’évolution continue de prendre son avancée sur le secteur légal avec par exemple dernièrement, la reconnaissance dans la loi française, de la signature électronique. Certains documents peuvent donc être conservés sur des serveurs et de manière électronique pendant 10 ans avant leur suppression définitive.
Dans tous les cas, il convient de bien se renseigner au cas par cas pour vérifier que le document numérique puisse être légalement être archivé de cette manière.
Quelles sont les durées légales de conservation des documents d’entreprise ?
Nous vous avons donné une esquisse des documents à conserver plus haut mais en fonction de leurs catégories respectives et parfois du domaine professionnel de l’entreprise, ils peuvent changer. En fonction des documents à conserver, quelles sont les durées de conservation légale ?
Documents civils et commerciaux à stocker
Cette catégorie de gestion englobe un grand nombre de domaines distincts et donc, les durées de conservation changent en fonction de plusieurs critères. Retrouvez dans le tableau ci-dessous, une synthèse légale des obligations du Code des impôts ou encore, du livre des procédures fiscales.
Pièces à conserver | Durée de l’archive |
Contrats commerciaux, documents bancaires, documents pour le transport de marchandises | Cinq ans |
Déclarations en douane | Trois ans |
Factures clients, fournisseurs, contrats électroniques, bons de commande / bons de livraison | Dix ans. |
Stockage des pièces de comptabilité
Toutes les pièces comptables, à savoir les livres et les registres, ainsi que toutes les pièces justificatives se doivent d’être conservées pendant dix ans ! La plupart des logiciels de comptabilité proposent aujourd’hui, la conservation numérique des justificatifs. Une gestion facilitée qui peut également empêcher de devoir conserver physiquement ces papiers.
Documents fiscaux
Comme tout bon entrepreneur peut s’en douter, la liste de documents à conserver pour tout ce qui concerne le fiscal peut être extrêmement longue. Dans la majeure partie des cas, le conservation doit durer six ans avec par exemple, la possibilité légale de se voir demander ces papiers et autres déclarations :
- Impôt sur le revenu
- Impôt sur les sociétés
- BIC ou BNC
- Impôts locaux
- Cotisation foncière des entreprises (CFE)
- Valeur ajoutée (CVAE)
- Taxe (TVA), etc.
Documents sociaux
En ce qui concerne les documents sociaux, la règle à suivre est celle des trois, cinq et dix ans !
Trois ans de conservation et d’archivage pour les convocations, feuilles de présences, pouvoir et rapports du conseil d’administration et cinq pour les statuts de la société après la radiation de celle-ci du RCS.
Enfin, tout document relatif aux comptes annuels se doit d’être conservé dix ans sous forme papier, logiquement.
Quelles sanctions si l’on ne respecte pas la gestion et l’archivage des documents ?
Les accidents et les oublis anodins peuvent toujours intervenir mais dans certains cas, ne pas conserver les documents obligatoires peut valoir des sanctions à l’entreprise concernée.
Si l’on prend en compte l’exemple des documents fiscaux, l’amende peut s’élever à 10 000 euros en cas de non-présentation ou de non-conservation.
Comment conserver ses documents à archiver ?
Au début de son exercice social, on a tendance à emmagasiner les documents officiels dans un bureau, puis dans une pièce prévue à cet effet uniquement ou progressivement, dans une autre salle abandonnée ou ne servant pas. Dans tous les cas, l’aspect pratique n’existe pas et il est très facile de s’y perdre, même au moment d’un contrôle avec plusieurs dossiers éparpillés à différents endroits.
De ce fait, la solution du selfstockage est forcément mise en avant. Avec la solution proposée par selfstock.com, l’entreprise s’assure de ne pas perdre de place au sein de ses locaux et de son établissement en centralisant ses archives directement dans un box. Le danger est lui aussi atténué avec moins de risques concernant l’accès aux documents.
L’entrepreneur ou tout responsable de l’entreprise peut accéder comme bon lui semble à ses archives stockées et ce, à n’importe quelle heure du jour et de la nuit. Incontestablement, les entreprises adoptant cette conservation ne peuvent plus s’en penser pour des raisons évidentes.
Avec un accès facilité, un coût relativement attrayant et l’assurance d’une bonne conservation des documents, la solution du self stockage apparaît évidente pour conserver ses documents professionnels.