Stockage des archives : les solutions pour un notaire
Lors de l’achat d’une maison, d’un décès ou de tout autre événement dépendant de l’autorité publique, le passage chez un notaire est obligatoire en France. Cette profession est soumise à de nombreuses contraintes et parmi elle, on trouve le besoin et la nécessité, aux yeux de la loi, de conserver une multitude de documents officiels liés à chaque acte procédé au sein de l’étude.
Actes notariés, minutes et autres dossiers présents en masse dans l’étude d’un notaire sont fréquemment des casses-têtes pour les officiers publics au moment de faire de la place. Comme vous le savez probablement, la loi oblige au stockage et à la conservation de nombreux documents au sein de ce genre d’offices notariaux mais fort heureusement, des solutions existent.
Toutefois, on ne connaît pas toujours le rayon d’action de ces professionnels et il va sans dire qu’il s’étend bien au-delà de son rôle lors d’un décès, d’un achat ou de toute autre activité qui nécessite le passage au sein d’une étude. L’occasion parfaite pour vous présenter ce métier et surtout, pour accompagner les notaires dans leur besoin de stockage en France.
Qu’est-ce que le métier de notaire ?
En France, le notaire est un professionnel du droit. Son action peut différer selon les États européens mais à savoir qu’au sein de l’Hexagone, il est considéré comme une activité libérale réglementée. Son rôle est d’authentifier les actes juridiques et de conseiller les particuliers, comme les professionnels, sur de nombreuses questions liées au droit civil, de la famille ou encore, à des interrogations liées aux successions ou au droit de l’immobilier.
Pour ces mêmes raisons, le notaire possède un rôle prépondérant auprès de la vie des particuliers et des professionnels. En ce sens et toujours lors d’événements divers, il intervient dans la réalisation de nombreux actes juridiques. La liste est longue et peut contenir des actes comme les ceux-ci :
- Vente ou achat d’un bien
- Constitution d’une entreprise
- Rédaction d’un contrat de mariage
- Rédaction d’un testament
- Transmission de patrimoine
- Etc.
Son rôle est extrêmement important au sein d’un État de droit puisqu’il garantit la sécurité juridique et la protection de chaque partie, toujours en fonction de la loi.
Pourquoi le notaire doit-il stocker ses documents officiels ?
Généralement, on a tendance à s’étonner des obligations d’un huissier de justice en matière de conservation des documents officiels. Pourtant, personne ne dépasse au sein du territoire, les obligations connues par les notaires au sein de leurs études. Selon la loi française, ils doivent conserver l’ensemble des actes notariés pendant 75 ans !
Une conservation qui a pris l’habitude de voguer en fonction des études et pour cette même raison, plusieurs actes ou documents sont de plus en plus conservés aux archives nationales ou départementales mais parfois, les places sont chères tant les dossiers sont conséquents et tant ils ne cessent de s’accumuler au fil des procédures et des actes.
Cette obligation est évidente puisqu’elle permet à l’État ou à toute partie en faisant la demande de consulter certains actes notariés. Au cœur de certains litiges ou avant l’acquisition d’un bien ou la transmission de patrimoine, il peut être nécessaire de replonger dans cet historique et ainsi, accéder à ces mêmes documents. Depuis plusieurs années, l’accès en ligne est de plus en plus aisé grâce au stockage au sein des archives nationales mais cette solution reste encore très rare. Cependant et fort heureusement, d’autres existent pour permettre aux notaires de gagner de la place au sein de leur étude.
Quelles solutions s’offrent au notaire pour stocker les documents de son étude ?
75 ans de documents conservés. Au sein d’une étude de petite taille, il va sans dire qu’il est purement impossible d’accumuler une telle partie de l’histoire d’une commune ou d’un département, d’autant plus avec la recrudescence d’actes notariés ces dernières années.
Pour cette raison, de nombreux professionnels ont fait le choix de stocker ces documents officiels auprès de solutions déjà évidentes pour d’autres professions, huissiers en tête. La solution selfstock.com est aujourd’hui de plus en plus prisée par les notaires et ce, pour des raisons évidentes.
Avec un nombre de centres qui ne cesse de s’agrandir, les boxes de stockage proposés à la location offrent des conditions de stockage parfaites et donc, une conservation tout aussi idoine des documents et des actes notariés.
De plus, l’accès à n’importe quel instant de la journée par n’importe quel collaborateur peut grandement faciliter la vie au sein de l’étude et le stockage progressif d’un si grand nombre de dossiers.
De qui dépend le notaire en France ?
Étant un officier public, le notaire est nommé par le Ministère de la justice et dépend logiquement de cette juridiction lors de chacune de ses actions. Toujours soumis à un code de déontologie très strict et encore plus depuis 2022 et une réforme de la loi, le notaire se doit d’être parfaitement indépendant et neutre dans la constitution de chacun de ses dossiers.
Aujourd’hui, les notaires sont considérés comme des professions libérales au sein de leurs études et leurs frais sont réglementés par l’État français. Toutefois, ils diffèrent en fonction de la valeur du bien ou des transactions effectuées au sein de l’office par les différents partis, particuliers ou entreprises, ayant besoin de se déplacer chez un notaire.