Le passage au tout numérique ne se fait pas d’un coup d’un seul et surtout, il n’empêche pas de devoir conserver des documents importants en format papier. Lors d’un déménagement, on a tendance à prendre soin de ses biens les plus fragiles lors de la mise en carton et du transport. Il ne faut pour autant pas oublier les documents importants et officiels. Lors du stockage en garde-meubles et même avant au moment de faire les cartons et d’anticiper ce déménagement, zoom sur les réflexes à prendre pour ne pas égarer ou abimer ses documents essentiels.
Préparation avant le déménagement
Le principe reste toujours le même au moment de déménager. Pour réussir cette étape importante que tout le monde connaît au moins une fois dans sa vie, il faut anticiper, réfléchir en amont et faire l’essentiel pour que tout se passe de façon limpide. On sort les cartons et les boîtes, puis l’on commence à trier objets, vêtements et autres articles que l’on pourrait choisir de conserver, de vendre ou de jeter.
Les documents officiels entrent dans cette sphère et bien qu’ils prennent logiquement moins de place qu’un matelas ou un meuble, ils vous mettent au devant d’une gestion chronophage. Que faut-il conserver, que peut-on jeter dans la poubelle à papier, quels sont les délais de conservation obligatoire ? Au-delà de ces questions et de cette gestion, c’est parfois une action d’archivage digne d’un notaire qui peut vous attendre. D’autant plus si vous êtes indépendant ou à la tête de votre entreprise avec des délais et des centaines de documents accumulés depuis plusieurs années.
Bien entendu, vous pourriez décider de tout transvaser en l’état et de vous adonner au tri une fois arrivé dans vos nouveaux locaux ou dans votre nouveau logement. Mais la réalité d’un déménagement est tout autre et procrastiner sur le sujet ne vous fera jamais réellement avancer. Lorsque l’anticipation est possible, agissez dès l’entame du déménagement en triant les documents. Vous pourrez ainsi gagner de la place et conserver uniquement les documents nécessaires pour votre foyer ou votre société.
Choisir les matériaux de protection adéquats
Emballer ses meubles ou ses affaires ne s’improvise pas et il ne faut clairement pas négliger la protection allouée à ces actions lors d’un déménagement. Si l’on met du film ou du papier bulle sur un objet fragile, il est tout aussi nécessaire de protéger ses documents importants. Vous ne voulez pas qu’ils soient déchirés, mouillés ou bons à jeter à l’issue du transport ! Difficile donc d’imaginer qu’une simple superposition de feuilles dans un carton ou une boîte non hermétique puisse suffire à un transport de qualité de ses documents lors du déménagement.
Il faut donc faire preuve de lucidité au moment d’emballer et de transporter ses documents. Les bons matériaux de protection pourront vous aider une fois le tri effectué. Utilisez des boîtes de stockage hermétiques en plastique ou des cartons robustes qui permettront de lutter face à la poussière ou à l’humidité. Bien sûr, vous pouvez aller encore plus loin en triant les documents dans des pochettes pour faire face à tout type de déchirure ou autre problème qui pourrait survenir durant le déménagement. S’il vous reste du papier bulle que vous aviez prévu d’utiliser pour les meubles et les autres objets fragiles du foyer, n’hésitez pas à l’utiliser pour caler les boîtes ou remplir leur contenant. Cela sera une protection supplémentaire pour empêcher les documents de bouger durant le transport.
Numérisation des documents importants
Alors que les professionnels expérimentent le passage à la facturation électronique, les particuliers ont eux aussi statué de l’évolution numérique des documents officiels liés aux démarches administratives. Les précautions restent nécessaires avec les serveurs ou l’enregistrement numérique mais le meilleur moyen de ne pas égarer un document important ou de ne pas l’abîmer lors d’un déménagement est de l’avoir numérisé en amont.
La numérisation des documents importants est d’une grande aide et d’autant plus lors d’un déménagement. La sécurisation des documents devient évidente et ne requiert des actions que très simples de votre part. Moins de choses à emballer, moins de papier, moins de protection et moins de cartons : une grande aide pour le transport et le changement de logement.
Les étapes à suivre pour numériser vos documents :
- Sélectionnez les documents importants et sensibles
- Vérifiez si leur version papier doit être conservée ou non
- Utilisez un scanner de qualité pour des numérisations rapides et précises
- Stockez les numériquement sur un disque dur externe ou sur le cloud
- Organisez vous pour un accès clair à ces documents.
Conseils pour l’emballage des documents
Un déménagement réussi passe également par un emballage de qualité en amont. Cela est vrai avec les meubles, comme les documents. En ce sens, gardez en tête plusieurs conseils à mettre en place dès lors que vous trouverez le temps – ou la motivation – pour emballer vos documents importants.
- Tri et organisation : vous pouvez classer vos documents par ordre d’importance ou par catégorie avant de les emballer
- Emballage : pensez aux protections de chaque instant avec les pochettes plastiques ou les boîtes hermétiques
- Étiquetage : comme pour les vêtements ou les objets de la cuisine, l’étiquetage est crucial pour faciliter l’identification des documents stockés
- Attention au poids : l’accumulation de documents et de papier fait vite son poids ! Attention à ne pas rendre les cartons trop lourds pour leur manipulation durant le transport.
Sélectionner un garde-meuble sécurisé
À condition que le garde-meubles soit pensé pour une telle chose, le stockage ou archivage de ses documents importants, y compris lors d’un déménagement, est une excellente idée pour gagner de la place et avancer l’esprit serein. Il faut néanmoins s’assurer de la localisation du garde-meuble et d’un centre de stockage qui est facilement accessible. L’importance des documents ou des objets stockés nécessitera également une sécurité avérée et un environnement propre, sec et pensé à cet effet. En faisant confiance à l’un des nombreux centres de selfstock.com partout en France, vos documents seront stockés dans des conditions idoines et vous apporteront une sérénité évidente :
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Assurance et protection juridique
Le stockage dans un box de garde meuble a beau avoir la cote, on n’en connaît pas toujours les caractéristiques précises. Considérer l’aspect juridique et assurantiel est nécessaire, ne serait-ce que protéger la valeur de ses documents stockés. Au-delà d’un inventaire toujours intéressant à effectuer que l’on stocke les documents chez soi, chez un notaire ou dans un box de stockage, nul besoin de souscrire une assurance supplémentaire ou optionnelle en cas de stockage de vos documents et de vos meubles chez selfstock.com. Qu’importe la taille de votre box et les biens stockés en son sein, l’assurance est incluse avec la location d’un espace de stockage en garde-meubles chez selfstock.com.
