L’archivage physique rassemble des outils et processus qui assurent le stockage des documents produits par une entreprise dans le cadre de son activité. Ces documents peuvent être à fournir en cas d’audit, de contrôle fiscal ou encore de litiges avec un client. La durée de conservation d’un document dépend du métier concerné et de la nature du document. L’archivage physique permet de conserver un document papier depuis sa création jusqu’au moment où il ne sera plus nécessaire de le garder et où il pourra donc être détruit.
Une gestion optimale des archives physiques représente des enjeux importants pour l’entreprise. Elle permet de présenter des documents à valeur probante et de préserver ainsi le patrimoine et les droits de votre société. Avec l’installation d’un système de traitement et de gestion des dossiers archivés, vous disposez de moyens de respecter les obligations légales et préserver les données utiles à l’activité de l’entreprise.
L’archivage des documents doit prendre en considération certaines normes et réglementations. En voici quelques exemples : norme ISO 15489 sur le Records Management, des articles du Code civil relatifs au droit des contrats, les textes liés à la durée légale de conservation de certains documents. Le respect de ces dispositions assure la validité du dossier archivé. Dans le cas contraire, vos factures ou autres contrats risquent de perdre leur valeur probante.
La conservation physique des documents est nécessaire à certains métiers comme le droit (avocats, notaires, experts-comptables…) ou la santé (hôpitaux, cliniques…). En effet, les avocats, huissiers ou notaires produisent un nombre important de documents physiques. Les médecins ou autres professionnels de la santé sont tenus de fournir le dossier des patients à leur demande ou à celle d’un confrère. La durée de conservation des archives est extrêmement réglementée.
L’archivage physique est utile aux entreprises qui en ont un besoin “légal”, ou qui ne sont pas assez importantes pour procéder à une numérisation totale de leurs archives. En effet, les outils de numérisation et d’indexation des documents peuvent être coûteux. Leur fonctionnement demande souvent l’intervention de professionnels.
Le cycle de vie des documents est défini dans le processus de Records Management ou gestion des archives. Les archives courantes désignent les publications encore utilisées de manière habituelle comme le fichier des clients. Elles prennent le statut d’archive intermédiaire lorsque son usage devient moins fréquent. Lorsqu’un dossier n’est plus utilisé, il rejoint les archives définitives ou le processus de destruction.
Avec selfstock.com, la sécurité des documents archivés est assurée. L’accès au site d’entreposage est contrôlé par un code de sécurité. Un système de vidéosurveillance filme les allées de circulation. Votre box en libre-service est protégé par un cadenas fourni. Avec ce dispositif, vous pouvez déposer en toute confiance vos archives physiques dans un de nos garde-meubles.
Le site de stockage choisi fonctionne en toute autonomie. Contrairement aux garde-meubles traditionnels qui n’ouvrent leur porte qu’à des horaires précis, il est généralement accessible 7/7 et 24/24. Vous avez besoin de récupérer des cartons d’archives ? Quel que soit le moment de la journée ou de la nuit, rendez-vous au site d’entreposage muni de votre code de sécurité. Garez votre voiture devant certains boxes pour faciliter le transfert des dossiers.
Avec selfstock.com, la location d’un box de stockage se fait en ligne. Vous cherchez un box d’entreposage pour ranger vos cartons d’archives ? Rendez-vous sur notre site internet. Sélectionnez le garde-meuble ainsi que la taille de box qui vous convient. Choisissez la date de début de location. Vous recevez par retour de mail votre contrat ainsi que le code secret. Il ne vous reste plus qu’à vous rendre au garde-meuble choisi pour déposer vos cartons.
Vous pouvez opter pour la conservation des documents dans les locaux de l’entreprise. Cette solution a l’avantage d’être simple. Il suffit de réserver un espace ou un bureau pour stocker les cartons de documents. Cependant, vous devez penser à sécuriser le site d’entreposage. Vous évitez ainsi que les documents soient détruits par le feu, l’eau, ou se retrouvent dans les mains malveillantes. De plus, vous perdez de précieux mètres carrés pour la gestion de vos archives.
Une autre solution consiste à archiver vos documents dans un garde-meuble sécurisé. Cette alternative vous permet de récupérer de l’espace dans les locaux de l’entreprise. De plus, les sites d’entreposage assurent l’intégrité des pièces à conserver.
Vous ne disposez pas d’espace disponible dans les bureaux ni de temps pour organiser le déménagement des archives de la société sur un site externe ? Organisez le déménagement des archives papier de votre société. L’externalisation des archives physiques est une solution clé en main. Certains spécialistes ou déménageurs vous proposeront la mise en cartons de vos dossiers et leur déplacement vers le site d’entreposage.
Nous proposons des boxes de stockage sécurisés, en accès drive, 24/7*, étanches à l'eau et à la lumière !
Vous cherchez le meilleur rapport qualité / prix pour l’archivage de vos documents ? Optez pour les containers selfstock.com : ils sont étanches, sécurisés, accessibles 24/24h*. Nous avons des centres à travers toute la France. Cliquez-ici pour réserver votre box d’archivage en toute autonomie.
Le prix de location d’un box dépend surtout de son volume. Selfstock.com propose jusqu’à 11 tailles de box différentes. Elles permettent de proposer des tarifs intéressants aux différentes sociétés. Un box de 8 m³ peut contenir l’équivalent d’une cave. Le box de 25 m³ est parfait pour faire de la place à une surface de 60 m². Pour payer le prix juste, utilisez notre calculateur de volume. Déposez le nombre de cartons d’archives voulu dans le box virtuel. Vous obtenez en retour le type de container à choisir.
C’est une version moderne de la conservation des documents au format papier. L’archivage électronique regroupe l’ensemble des solutions permettant de garantir l’intégrité des documents stockés d’une manière numérique. Son traitement demande un savoir-faire spécifique.
Mais attention, l’archivage numérique n’est pas toujours autorisé, surtout en ce qui concerne la conservation des pièces comptables ou administratives.
L’archivage numérique présente de nombreux avantages. Il fait gagner de la place à l’entreprise. Le temps consacré à la recherche d’un document est plus restreint. Les dossiers électroniques se partagent facilement. Avec la sauvegarde digitale, la durée de vie des documents conservés se retrouve illimitée. Grâce à la performance des outils en cloud les plus souvent utilisés, la durée de conservation et la confidentialité des pièces conservées sont assurées.
En fonction de vos besoins, vous pourrez opter pour une solution digitale ou une solution d’archivage physique de vos documents. D’ailleurs, la bonne nouvelle, c’est que les deux formats d’archivage sont parfaitement complémentaires.
