Comment conserver ses archives en tant qu’huissier ?

En France, de nombreux officiers possèdent une assermentation pour incarner certaines décisions judiciaires et autres missions d’ordre légal. Avec les notaires, les huissiers sont fréquemment les titres auxquels on pense en ce sens. Les huissiers de justice, devenus officiellement commissaires de justice depuis le 1er juillet 2022 en France, comptent parmi les auxiliaires du monde de la justice d’un point de vue national. 

Dans leurs différentes tâches, ils font face à plusieurs obligations et notamment, une bien connue au sein des études et des différents cabinets au sein desquels ils agissent avec leurs homologues eux aussi considérés comme des auxiliaires de justice. 

Aujourd’hui et même à l’ère numérique, un commissaire de justice se doit de conserver certains documents durant de longues années au sein de son étude. Cependant, il peut aussi les stocker dans un autre lieu, peut-être plus sécurisé, tant qu’il a les moyens d’y accéder à n’importe quel instant pour des obligations judiciaires et légales. 

L’occasion parfaite pour mettre en avant l’une des méthodes proposées à ces professionnels et autres commissaires de justice mais également, de présenter les diverses actions de cette profession importante aux yeux de la loi. 

Quel danger lorsque l’on stocke ses archives d’huissier dans son office ? 

Parfois, les études de notaires ou les offices de commissaires de justice sont établies dans d’anciennes bâtisses, réputées peu modernes et peu pratiques au moment d’archiver un grand nombre de documents et des milliers et des milliers d’historiques de dossiers. Cela peut être le cas du côté de Paris comme au sein de certaines contrées en province. 

Cet aspect peut représenter un point pratique qu’il convient tout de même de mettre en avant. Avec une proximité certaine avec les bureaux des professionnels, il est très aisé de consulter un document précis lorsque l’on se trouve dans le besoin. En quelques minutes, le tour peut être joué. Cependant, l’ensemble des auxiliaires de justice sont du même avis pour dire que cette consultation se veut très rare et qu’à l’ère du numérique, les principaux documents auxquels il est nécessaire d’accéder fréquemment, sont la plupart du temps enregistrés de manière numérique. 

Ainsi, deux inconvénients majeurs sont à avancer avec ce type de conservation. Dans un premier temps, les archives ne sont pas pleinement sécurisées et l’accès à des documents confidentiels peut être facilité au sein d’une grande office recensant de nombreux articles et autres dossiers. 

Enfin, la sûreté des bâtiments et principalement des anciens comme mentionné pour certaines offices ou études, peut mettre à mal la conservation des documents. Incendies, humidité, la liste des risques est très importante et ne vaut généralement pas la chandelle. Surtout lorsque d’autres solutions d’archivage existent. 

Quelle solution pour stocker ses archives en tant qu’huissier ? 

À Paris ou ailleurs, la loi oblige les auxiliaires de justice comme les commissaires, à conserver une multitude d’archives avant d’être transférées grâce à un versement, vers les autorités départementales. En attendant, les dossiers peuvent s’entasser et devenir très complexes à gérer au sein d’une étude. 

La gestion de ces archives peut réclamer le travail de plusieurs employés au sein de la société et rapidement, cela peut s’apparenter à un véritable casse-tête. Pour cette même raison, de nombreux professionnels de la loi ont désormais fait le choix d’exporter leurs archives et en plus de la numérisation très populaire, ils ont fait le choix de conserver leurs archives comme la loi et le droit l’exigent, en dehors de leurs offices. 

Aujourd’hui, la solution prônée par selfstock.com est évidente avec ses boxes de stockage prévus et pensés pour l’archivage de l’ensemble de ces dossiers. 

Le service d’archivage de selfstock.com est reconnu par plusieurs entités départementales et nombreux sont les professionnels de justice à avoir sauté le pas en ce sens. La ventilation au sein des boxes de stockage est un argument d’exception puisqu’en comparaison à d’autres lieux d’archivage, ces derniers permettent une conservation parfaite des dossiers entreposés. 

La sécurité est évidente avec un système s’exportant au-delà de ces besoins légaux et de ces procédures et l’accès est, lui aussi, un autre argument en faveur de cette solution. Dans le besoin, un huissier ou un commissaire de justice peut à tout moment, aller consulter ou récupérer un dossier et un document en particulier pour travailler dessus ou établir un constat en fonction de celui-ci. En quelques minutes, ce dernier peut s’assurer d’avoir accès à l’ensemble de ses archives, qu’il soit situé à Paris ou auprès des nombreux centres selfstock.com disponibles partout en France. 

Quel est le rôle d’un commissaire de justice ? 

Profession réglementée, le commissaire de justice est chargé de faire appliquer les décisions de la justice nationale. L’huissier possède un rôle très important aux yeux de la loi mais non sans une certaine logique, il se doit également de respecter certaines obligations, à l’image de celles connues par les notaires et les autres professions issues du public. 

Aujourd’hui, un huissier de justice voit son travail être partagé entre plusieurs catégories et pour ces mêmes raisons, les dossiers peuvent s’accumuler et intrinsèquement, les besoins de stockage également. Il peut réclamer des paiements, établir des procès-verbaux ou encore assigner d’un point de vue légal. 

La déontologie est majeure dans cette profession et l’huissier – ou commissaire – dépend directement du Procureur de la République à l’échelle nationale. 

Combien de temps un commissaire de justice ou huissier, doit-il conserver les archives ? 

Le constat est rapidement sans appel : il faut anticiper le stockage des archives tant celles-ci peuvent rapidement devenir massives au sein de l’étude. Les actes s’enchaînent rapidement et chaque dossier possède une taille importante.

Si l’on ajoute à ces données, ce qui dit le droit en matière de stockage, on arrive rapidement à des actes stockés les uns sur les autres et sans le moindre aspect pratique au sein de l’étude. L’ensemble des actes, des exploits et des procès-verbaux sont considérées comme des archives publiques et doivent de ce fait, être conservées pendant 25 ans de manière physique ! À l’issue de ces 25 années de conservation, ces mêmes actes et autres documents officiels sont versés aux archives départementales d’où l’étude dépend à l’échelle nationale.