Voici une question qui revient souvent pour les particuliers, comme pour les professionnels. Comment réellement conserver ses archives et surtout, pourquoi le faire ? Auprès de certaines professions, cette idée est avant tout obligatoire et de ce fait, réduit le choix de la personne ou de l’entreprise.
En effet, dans certaines professions comme celles de huissiers ou de notaires, les documents sont nombreux à devoir être conservés en tant qu’archives. Cette conservation est également en vigueur pour n’importe quelle entreprise de comptabilité et bien que la facturation électronique et les autres documents numériques de fonctionnement soient de plus en plus courants, l’archivage reste une donnée majeure de bon nombre de sociétés et donc, d’entreprises.
Cela concerne principalement les experts-comptables et les cabinets de comptabilité qui ont pris l’habitude d’amasser un grand nombre de documents officiels auprès de leurs nombreux clients. Ces pièces se doivent d’être conservées un certain temps en fonction de leur importance ou de leur ordre et naturellement, elles peuvent aisément devenir encombrantes au sein d’un cabinet.
Alors, où stocker ces factures, ces données qu’il faut conserver sur la durée ? La notion de stockage est majeure dans l’ensemble de ces professions mais fort heureusement, des solutions existent pour la conservation. Selon cette logique, selfstock.com vous rappelle l’obligation légale qui pousse les comptables à devoir conserver leurs archives et également, quelles solutions s’offrent à l’ensemble de ces cabinets pour la gestion de ces données et donc, leur stockage.
Quels sont les documents à conserver pour un expert-comptable ?
Si une entreprise lambda se doit de conserver ses pièces comptables plus de 10 ans après la clôture de l’exercice et six ans en cas de numérisation comme le rappelle la loi, les cabinets comptables sont soumis à de plus grandes contraintes pour l’ensemble des clients qu’ils possèdent.
Dans sa relation avec son client, l’EC (expert-comptable) établit toujours un contrat au début de la collaboration et ce dernier se doit de conserver tous les documents officiels établis en ce sens. Bien sûr, le client doit faire de même pour son registre mais il est aisé de comprendre qu’avec une multitude de clients, un cabinet va rapidement emmagasiner documents, fichiers et dossiers massifs.
En France, la conservation des documents officiels d’un cabinet comptable s’établit à cinq ans à l’issue de la collaboration mais puisque cette durée peut varier selon certains facteurs, le délai butoir s’établit toujours à 20 ans selon la loi.
Pourquoi il ne faut pas conserver l’ensemble de ses documents de comptable dans son cabinet ?
Nous venons de l’expliquer mais il est aisé de comprendre qu’avec plusieurs clients et parfois, des dossiers massifs, la numérisation peut prendre du temps et il est compréhensible de voir, encore en 2023, des documents accumulés au sein de dossiers. Bien sûr, les experts ne s’amusent pas à garder ce qui n’est pas nécessaire mais généralement, les dossiers prennent rapidement de la place et il va sans dire que cet aspect n’est pas esthétique et encore moins pratique.
Lorsque le cabinet est conséquent, il ne faut que très peu de temps pour qu’une pièce ne devienne un lieu pour le stockage des documents. Or, cette solution n’est parfois que permanente puisque les dossiers ont plus tendance à s’accumuler qu’à se vider.
Pour faire le tri progressif et surtout mieux organiser le stockage sans mettre en danger les documents d’un éventuel accident comme un incendie, il existe de bien meilleures solutions.
Comment conserver les bilans comptables de son entreprise ou les documents d’un cabinet comptable ?
Aujourd’hui, le self-stockage est une solution privilégiée pour un grand nombre de professions qui ont l’obligation de stocker les documents officiels au sein de leur activité. En ce sens, des sociétés comme selfstock.com ont pris l’habitude de proposer ces mêmes solutions partout au sein de la France métropolitaine à l’ensemble de ces entreprises qui ont besoin d’archiver leurs documents.
Avec des centres de stockage qui permettent un accès libre et sans rendez-vous, ces lieux pour stocker ses archives professionnelles sont pensés pour faciliter la vie de nombreuses professions et donc, des cabinets comptables.
La structure des containers pensés pour le transport maritime est parfaite pour la conservation parfaite et intacte des documents papiers. La ventilation assure cette bonne conservation du contenu et à un prix particulièrement attractif, nombreuses sont les sociétés à bénéficier de ces avantages certains pour la conservation des documents officiels.
Quelles sont les tâches d’un expert-comptable ?
Professionnel de la comptabilité, l’expert-comptable agit avec une connaissance méticuleuse de toutes les obligations financières des entreprises. Gestion et planification sont les maîtres-mots d’une profession exercée généralement en tant que libéral ou au sein d’un cabinet reconnu par l’État.
