Votre entreprise déménage et vous souhaitez optimiser cette opération ? Voici comment organiser correctement la préparation de votre déménagement de société
Le déménagement est généralement source de stress et d’angoisse. Pour une entreprise, ces sentiments ne sont pas exclus. Il est en effet assez angoissant de changer de locaux car cela demande de nombreuses démarches et formalités administratives. Pour que tout soit prêt le jour du déménagement, il est généralement nécessaire de prévoir tout cela des mois à l’avance. Cela permet de ne rien oublier et aussi de trouver des nouveaux locaux adaptés au domaine de l’entreprise ainsi qu’aux salariés. En tant que chef d’entreprise, si vous ne savez pas comment réaliser un déménagement d’entreprise de façon optimale, voici tous nos conseils sur comment déménager une entreprise.
Quelles sont les raisons d’un déménagement pour une société ?
Il existe de nombreuses raisons qui peuvent faire qu’un déménagement est nécessaire pour la vie de l’entreprise. La principale raison est souvent l’agrandissement de cette dernière avec donc, l’augmentation du nombre de salariés. Il n’y a plus assez de place pour accueillir de nouveaux employés dans les bureaux actuels et pourtant, la dynamique de l’entreprise annonce le contraire. Dans ce cas, le déménagement semble inévitable. Aussi, s’il y a une fusion entre deux sociétés, il peut parfois être nécessaire de changer de bureaux. Si vous étiez locataire de vos locaux actuels, il vous est également possible d’en acheter et donc de rompre le bail avec le propriétaire. Il est assez rare de réaliser un changement de locaux pour de mauvaises raisons. Souvent, le changement de lieu est signe de croissance et d’évolution positive tant pour la société que pour ses collaborateurs.
Comment bien anticiper un déménagement de société ?
Afin que tout soit prêt et organisé le jour J, il faut prévoir toutes les démarches du déménagement en amont. En fonction de la taille de l’entreprise, il faut prévoir plus ou moins à l’avance le changement de lieu de travail :
Si vous êtes moins de 100 personnes, vous pouvez préparer le déménagement entre 1 et 3 mois avant la date fatidique du déménagement. En étant entre 100 et 500 personnes, il faudra alors prévoir au moins 6 mois. Les délais vont alors vous permettre de préparer votre changement sereinement, en avertissant assez à l’avance vos salariés car ceux-ci devront aussi s’organiser, tant dans leur vie personnelle que professionnelle. Vous pourrez alors commencer votre préparation et votre planning de réalisation des cartons, des transferts d’adresses etc. Toutes ces étapes sont très importantes pour une bonne organisation et un déménagement efficace. Aussi, prendre de l’avance va vous permettre de contacter différents déménageurs professionnels et ainsi avoir des devis et des prix qu’il faudra comparer, tant en termes de prix que de services proposés. Ces derniers vous donneront également des conseils sur les démarches à réaliser ainsi que l’organisation du projet de déménagement, par exemple, avoir des informations sur la réalisation des cartons est important. Ayant déjà réalisé le transport de nombreuses entreprises, les déménageur professionnels possèdent de bonnes connaissances sur ce qu’il faut pour qu’un déménagement professionnel soit réussi.
Que prévoir pour que le déménagement de la société se passe sereinement ?
Il y a de nombreuses formalités administratives qu’il est important de prévoir en amont pour que votre changement de locaux se déroule au mieux. Ainsi, il faut prévoir la société de déménagement qui réalisera le transfert vers les nouveaux bureaux, les coûts que cela engendre seront à prévoir dans un devis transmis par les déménageurs. Aussi, concernant la partie budgétaire, il vous faudra sûrement prévoir des achats de nouveau mobilier, tant les ordinateurs que les bureaux. Prévoir les différents transferts d’adresses vers vos clients est aussi nécessaire pour que vous et vos salariés puissent continuer à travailler de façon sereine et que l’organisation soit toujours au rendez-vous.
Le préavis est différent pour une société
En effet si vous êtes locataire de vos locaux, le préavis ou bail est différent que pour un préavis de location d’appartement ou maison. La différence se situe sur la durée de ce bail, il peut être compris entre 3 et 6 mois en fonction du contrat établi. Ainsi, il est d’autant plus important de bien avertir dans les bons temps votre bailleur.
Planifier et avertir vos équipes
Pour que vos employés soient rassurés de cette étape nouvelle pour votre compagnie, il est important de bien anticiper et surtout d’avertir vos équipes. Sans cela, il est possible que des tensions se ressentent au sein de votre travail. Avec un planning bien organisé et respecté, vos employés constatent que vous avez la situation en main.
Le déménagement d’une compagnie est souvent assez chargé et complexe. Cela demande beaucoup d’anticipation tant de la part des employés que du dirigeant. Ainsi, il est nécessaire de tout programmer longtemps à l’avance. Avec une planification claire et respectée, cela fait que vos équipes seront rassurées mais aussi que la productivité n’en sera pas impactée.