Entre tous les contrats possédés par un foyer ou tous ceux détenus par certaines sociétés, il n’est pas toujours aisé de conserver l’ensemble de ces documents. Dans un premier temps, il est d’ailleurs absolument nécessaire de connaître les documents à conserver et également, la durée de cette même conservation.
Cela concerne l’ensemble des parties au sein d’un contrat d’assurance mais logiquement, cette obligation s’applique également auprès d’autres univers et services. Toujours est-il que l’assurance requiert un certain fonctionnement bien précis, notamment à cause des nombreux contrats qui peuvent s’accumuler au sein d’une agence ou d’un foyer. Avec l’assurance véhicule, maison, personnelle et tant d’autres exemples, les documents prennent rapidement de la place.
Il existe un principe général avec des durées de conservation à prendre en compte. Ces dernières peuvent changer en fonction de l’aspect particulier ou professionnel mais elles restent globalement les mêmes dans de nombreux cas. Quelles sont les obligations de conservation de documents lorsque l’on est un assureur ou tout simplement, un simple assuré qui souhaite stocker ses archives ?
Quels sont les délais de conservation des documents chez un assureur ?
Aussi étonnant que cela puisse paraître et à l’inverse des obligations connues par les huissiers ou encore les notaires, eux aussi habitués à crouler sous des piles de dossiers et de documents, les obligations ne sont pas toujours précises sur la durée de conservation des documents d’assurance.
C’est d’autant plus le cas au niveau de la conservation des données des clients. Avec l’accès nécessaire à certaines informations et parfois même, lorsque l’assuré n’est plus lié par contrat à la société d’assurance, le RGPD ne définit pas à proprement parler de durée pour la conservation de ces données personnelles, généralement inscrites sur documents physiques et numériques. Selon la CNIL, cette conservation doit se faire au cas par cas et il faut avouer que dans le cas échéant, c’est en France, une rare subtilité.
Cependant, les autres documents à conserver sont eux, bien régis par la loi. Il faut comprendre la différence entre un contrat d’assurance ou les documents fournis pour la mise en place de ce dernier mais naturellement, les assureurs sont bien conscients de ces différences.
Ainsi, les documents doivent être conservés pendant trois ans à l’issue de la conclusion du contrat d’assurance et ce, même si le contrat continue à l’issue de la demi-année ou de l’année complète comme cela peut souvent être le cas au niveau de l’échéance.
Naturellement, ces données sont bien comprises par les assureurs qui peuvent toutefois, rapidement voir les dossiers s’accumuler avec des échéances et des contrats sans cesse renouvelés. Fort heureusement, des solutions de stockage existent pour les assureurs.
Combien de temps conserver ses documents d’assurance ?
Les données et durées de conservation chez les professionnels de l’assurance ne sont pas toujours simples à comprendre mais fort heureusement, tout est plus simple en ce qui concerne directement l’assuré.
Que l’on parle de quittances, d’avis d’échéance ou de courriers de résiliation, l’ensemble des documents possédés se doivent d’être conservés deux ans par l’assuré à compter de la date du document échéant. Il en va logiquement de même pour le contrat d’assurance mais de manière plus pratique, les sociétés d’assurances proposent généralement le stockage de ces dossiers en ligne avec un accès libre et sécurisé.
Il existe toutefois une différence avec les fameux contrats d’assurance vie. En effet, ces derniers se doivent d’être conservés dix ans par le bénéficiaire, dès lors qu’il a connaissance de ce fameux document.
La solution pour stocker ses documents en tant que particulier ou professionnel
Depuis plusieurs années, une société comme selfstock.com a développé partout en France, une solution d’archivage physique pensée pour les particuliers et les professionnels.
Que cela concerne les documents d’assurance ou non, l’archivage des documents peut rapidement devenir un souci rencontré par beaucoup et c’est ainsi que cette solution peut ravire un grand nombre de personnes ou de professionnels dans le besoin.
La solution de selfstock.com permet de plus, un accès permanent et sécurisé à tous ses documents stockés. Naturellement, ces derniers sont conservés en bonne et due forme grâce à une gestion de l’humidité et de la luminosité.